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7 Consejos para que tus correos sean leídos

7 Consejos para que tus correos sean leídos

Todos sabemos que la mejor comunicación entre organizaciones es mediante correos electrónicos. Por este medio nos expresamos, contactamos y atendemos al público interno y externo de la compañía, además de conseguir empleos y financiamientos.  

Por lo tanto, es necesario tener conocimientos puntuales al momento de redactar un correo para que el receptor pueda leer sin problema lo que haz decidido informar.

Se han visto casos que cuando desarrollan el mensaje la estructura del mismo se torna compleja y difícil de entender, en consecuencia la información puede malinterpretarse o no ser leída. Tal vez sea posible que cuando el correo del enunciante es enviado por segunda ocasión, al receptor no le importe abrirlo.

Para que esto no te ocurra es necesario que leas con atención los 7 consejos que hoy traigo para ti.

1) Asunto    

El asunto de un correo electrónico es lo primero que ve el destinatario, por lo que es necesario describir de manera breve y puntual la información enviada. Muchos se toman a la ligera esto de escribir el asunto, y tal vez se hayan percatado que los correos no son recibidos o tomados en cuenta.

Cuando escribas el asunto hazlo con la intención de persuadir al lector a fin de conseguir el mayor interés.

En la imagen apreciarás un ejemplo simple y detallado.

2)Forma o Estructura

Es esencial mantener el orden de ideas en cuanto a la información que vas a escribir. Cuando abren el mensaje debe tener los siguientes parámetros:

  • Saludo.
  • Cuerpo o contenido.
  • Despedida.
  • Firma.

Sin esta estructura los destinatarios tendrán problemas para leer la información.

La siguiente imagen te servirá de referencia:

3)Redacción y Gramática

Trasladar el pensamiento a la palabra escrita no es tan simple como se cree, existen reglas que deben ser acatadas para que el receptor entienda perfectamente tu información. Según estudios han demostrado que los errores de gramática afecta directamente como las personas te perciben.

Por lo tanto, es necesario revisar más de dos veces el contenido antes de enviar el correo, y en caso de tener pocos conocimientos de redacción y gramática te voy a recomendar los siguientes libros: Curso de Redacción, G. Martín Vivaldi. El arte de la redacción profesional, Basilio Tejedor.   

4)Signos de Puntuación

Los signos de puntuación son empleados para realizar pausas y mantener los tiempos ideales al lector. Mantener un uso indicado hará que el lector se mantenga y termine la lectura.

En caso contrario, se perderá y no entenderá la información. Cuando termines una oración no omitas el punto, el lector pensará que no culminaste con la idea. También pasa con el uso excesivo de los signos. Te lo explicaré.

Cuando usas el signo de exclamación numerosas veces dentro de una oración es posible que te perciban como una persona exaltada y muy emocionada. Asimismo, utilizar el signo de interrogación de la misma forma hará que tus lectores noten un interrogatorio más que una información.

Úsalos cuando lo amerita el contexto, de lo contrario abstente de hacerlo.

5)Saludos y Despedida

Siempre se debe mantener una actitud cordial cuando quieres establecer relaciones profesionales. Por esta razón es necesario colocar un saludo y una despedida en todos tus correos electrónicos.

Para el saludo puedes utilizar los siguientes ejemplos.

  • Estimado/a (Sr, Sra,)
  • Querido/a (Sr, Sra,)
  • Buenos días, Buenas tardes, Buenas noches (Sr, Sra,)
  • Saludos cordiales (Sr, Sra,)

Para despedirte tienes estas opciones:

  • Espero que tengas un buen día.
  • Saludos cordiales (Sr, Sra,)
  • Quedaré atento a tu respuesta.
  • No olvides que estamos siempre para servirte.

La forma o el tono en el cual saludas o te despides va a depender del público con el que interactúas, es decir, si ya has recibido correos de un proveedor con un tono menos formal, encabezando el correo con un ¡Hola! Puede que a esa persona le guste el trato más informal. Pues adaptate a su estilo a fin de construir una relación grata.    

6)Emojis

Usar emojis se ha convertido en tendencia en todas las plataformas de mensajería instantánea. ¿Por qué no utilizarlos si ayudan a que el mensaje tenga más expresión?

Sin embargo, debes evitar los emojis en correos electrónicos formales pese a su apariencia amigable. Un estudio ha demostrado que insertar emojis proyecta una imagen desfavorable en cuanto a tu nivel profesional.

La Dra Ella Glikson ha dicho que, “nuestros hallazgos proporcionan evidencia por primera vez de que, contrariamente a las sonrisas reales, los emoticonos no aumentan las percepciones de calidez, y realmente disminuyen las percepciones de competencia”.

Prosigue diciendo, “En los correos formales de negocios, una sonrisa no es una sonrisa”

Esta investigación involucra solo las relaciones formales, quiere decir que, sí lo puedes usar con personas que desean un contexto menos formal.

7)Usar Hipervínculos

Usa el hipervínculo para sugerir páginas web dentro del correo electrónico, esto hace que el correo no tenga URL´s largos restando apariencia al mensaje.

Lo puedes hacer de la siguiente manera:

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¿Cuál tiene mejor apariencia? Por supuesto que la segunda opción se aprecia mucho mejor.

Para hacer uso del hipervínculo primero debes subrayar la palabra, luego ir a las opciones que se encuentran en la parte inferior del cuadro de mensaje, justo al lado izquierdo donde se inserta el emoji (si utilizas Gmail) el botón tiene una apariencia de clip en posición horizontal.

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